Prozessmanagement

Unter Geschäftsprozessmanagement verstehen wir das Gestalten, Dokumentieren, Steuern und Verbessern von Geschäftsabläufen.
Ein gutes Geschäftsprozessmanagement beantwortet stets die Frage: Wer macht was, wann mit welchen Ressourcen?
Das Geschäftsprozessmanagement liefert Antworten auf die folgenden Herausforderungen:

  • Die Kunden erwarten vom Unternehmen eine größtmögliche Flexibilität und Erfüllung ihrer Erwartungen.
  • Der Wettbewerb wird globaler. Innovation und Vielfalt wächst, da der Kunde auf der Suche nach der Erfüllung seiner Erwartungen weltweit suchen und finden kann.
  • Die Inhaber des Unternehmens oder die Anteilseigner erwarten vom Unternehmen eine größtmögliche Rendite, je nach Interessenlage kurz- oder eher langfristig.

Dieser scheinbare Gegensatz lässt sich durch modernes Geschäftsprozessmanagement systematisch und nachhaltig überwinden.
Ziel des Geschäftsprozessmanagements ist, durch die systematische Nutzung vorhandener oder ggf. zu sammelnder Informationen die eigene Tätigkeit am Markt einerseits optimal auf den Kunden auszurichten und andererseits durch maximale Effizienz und Standardisierung die eigenen Reibungsverluste zu minimieren bzw. den eigenen Ertrag zu maximieren.

Prozesse sind auf das Ergebnis ausgerichtet

Ein Prozess ist ein definierter Ablauf innerhalb eines Unternehmens, der ein bestimmtes Ergebnis oder auch ein Output erbringen soll. Er besteht aus einer Reihe von Aktivitäten, die idealer Weise alle auf die Erbringung des Outputs hin ausgerichtet sind. Unsere Erfahrung zeigt, das für etablierte Unternehmen die umfassende Dokumentation der gelebten Prozesse eine große Herausforderung darstellt. Dies bedeutet zu beschreiben wie Prozesse aktuell laufen und dies auch schriftlich zu fixieren.
Ein wichtiger Geschäftsprozess ist beispielsweise der Prozess der Auftragsabwicklung. Hier werden z. B. Waren, die zuvor mit Hilfe des Beschaffungsprozesses in das Unternehmen gekommen sind und mit Hilfe des Vertriebsprozesses wieder vertrieben wurden, wertschöpfend an Kunden weiter geleitet.
Diese meist als primär bezeichneten Prozesse sind alle nur denkbar, weil sekundäre Geschäftsprozesse wie das Personalmanagement unterstützt und beispielsweise Ressourcen (Arbeitskraft der beteiligten Mitarbeiter) bereitstellt.
Da die oben beschriebenen Prozesse die Realität im Unternehmen oft nicht hinreichend genau beschreiben, werden in der Praxis aus den (Haupt-) Prozessen weitere Teilprozesse abgeleitet. So ließe sich z. B. der Vertriebsprozess weiter untergliedern in einen Außendienstprozess, einen Innendienstprozess, usw.

Kernfragen

Wir senken Kosten und steigern die Effizienz entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Prozessmanagement ist immer dann gefragt, wenn mehrere Personen mit verschiedenen aufeinanderfolgenden, zusammenhängenden Aktivitäten auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Das heißt, dass interne oder externe Kunden einen höheren Nutzen haben sollen.
In den meisten Fällen werden dazu Daten und Informationen benötigt, die aus IT-Systemen geliefert werden. Hierzu dient Business Intelligence. Im Prozessmanagement steht das Zusammenspiel der Menschen im Mittelpunkt. beide gemeinsamen habe effiziente, effektive prozesse im Visier: Information Excellence.
Wir verbessern die Zusammenarbeit, in dem wir vor allem den Fragen nachgehen:

  • Sind alle notwendigen Aufgaben berücksichtigt um das Ziel des Prozesses zu erreichen?
  • Werden die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt?
  • Sind die Aufgaben optimal auf Personen und Abteilungen verteilt?
  • Ist der Informationsfluss von einem zum nächsten Bearbeiter in Ordnung?

Im ersten Schritt klären  wir, wer die Kunden des Prozesses sind. Intern oder extern ist meist schnell geklärt. Was ist jedoch wenn es mehrere Kunden mit unterschiedlichen Anforderungen gibt?
Auch die Frage nach Input / Output des Prozesses muss ganz zu Beginn geklärt werden.
Der Kunde erhält immer den Output, das Produkt eines Prozesses. Das ist meisten offensichtlich. Output kann eine Information, ein Produkt oder auch ein funktionsfähiger Netzwerkzugang sein.
Jedoch was ist der Input für den Prozess? Zulieferung von Rohstoffen in schlechter Qualität (also schlechte Input-Qualität) kann zu Fehlern und höheren Kosten im Prozess führen.

Unsere Kompetenzen

Wir haben Erfahrung in folgenden Anwendungsfällen:

  • Einführung von Qualitätsmanagementsystemen in der Fertigung
  • Einführung von Systemen zur Unternehmensplanung und Kundenbetreuung
  • Behebung von Problemen mit transaktionsorienter Unternehmenssoftware (ERP , CRM, BI)
  • Unternehmenszusammenschlüsse (M&A) oder Kauf
  • Strategische Neuausrichtung von Unternehmen (Reengineering)

Damit wird offensichtlich, dass es keinen feststehenden Ablauf für ProzessManagement-Projekte geben kann. Dafür sind die Anforderungen und Ziele zu unterschiedlich.
Die wesentlichen Schritte in einem solchen Projekt sind jedoch

  • Zielklärung
  • Bestandsaufnahme / Ist-Aufnahme
  • Diagnose / GAP-Analyse
  • Analyse der Abweichung
  • Entwurf verbesserter Prozessablauf
  • Umsetzung / Einführung
  • Kontrolle